Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste verkkosivujen käyttäjille

Laatimispäivä: 13.8.2024. (Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679) Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukaisena rekisterinpitäjänä, annamme tässä tietosuojaselosteessa (jäljempänä ”Verkkosivujen tietosuojaseloste”) seuraavat tiedot henkilötietojen käsittelystä Yritystoiminnan Ratkaisijat Oy:ssä ja rekisteröityjen henkilöiden oikeuksista:

Rekisterinpitäjä

Yritystoiminnan Ratkaisijat Oy
Y-tunnus: 0719883-0
Kotipaikka: Savonlinna

1. Henkilötiedot

Henkilötiedot 

Kaikki tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön liittyvät tiedot. Tunnistettavissa olevana pidetään henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon tai verkkotunnistetiedon perusteella.

Henkilötietojen käsittely

Kaikki toiminnot, joita kohdistetaan henkilötietoihin tai henkilötietoja sisältäviin tietojoukkoihin. Tällaisia toimintoja ovat esimerkiksi tietojen kerääminen, tallentaminen, järjestäminen, jäsentäminen, säilyttäminen, muokkaaminen, muuttaminen, tai tietojen yhdistäminen, poistaminen ja tuhoaminen.

Rekisteröity

Tunnistettava tai tunnistettavissa oleva henkilö, johon käsiteltävät henkilötiedot liittyvät.

Voimme kerätä henkilötietoja useilla tavoilla. Voit antaa tietoja itse, kun olet yhteydessä meihin ja asioit kanssamme, tai tietoja voi kertyä, kun käytät palveluitamme. Verkkosivujen tietosuojaselosteessa kuvataan verkkosivujen käyttäjille, miten keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, sekä hyödynnämme evästeitä, kun vierailet verkkosivuillamme tai olet yhteydessä meihin verkkosivujen kautta käyttäen yhteydenottolomaketta tai salattua sähköpostia.

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka:

• olet antanut meille, kun viestit tai olet yhteydessä meihin, tilaat uutiskirjeen, lähetät yhteydenottolomakkeen tai annat meille tietoja verkkosivuilla olevien lomakkeiden kautta;
• syntyvät verkkosivuilla vierailun yhteydessä tai kun käytät verkkosivuilla tarjottuja ominaisuuksia.

Voimme yhdistellä henkilötietoja, kuten esimerkiksi julkisista rekistereistä saatuja tietoja, yhteydenpidon ja asioinnin yhteydessä saatuja tietoja, sekä tietoja, jotka olet antanut meille esimerkiksi verkkosivujen ominaisuuksia käyttämällä.

Henkilötietojen antaminen ei ole pakollista, mutta kieltäytyminen saattaa vaikuttaa verkkosivujen toimintaan tai estää pyytämiesi toimintojen toteuttamisen.

Keräämme ja käsittelemme verkkosivujen käytön yhteydessä seuraaviin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja:

• Perustiedot, kuten henkilön etu- ja sukunimi, yrityksen nimi, sekä yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite).
• Markkinointi- ja viestintätiedot, kuten uutiskirjeen tilaamiseen sekä suoramarkkinointiin liittyvät luvat ja kiellot.
• Viestintään liittyvät tiedot, kuten lähettämäsi salattu sähköposti liitetiedostoineen tai yhteydenottolomakkeella jätetty palaute, tarjouspyyntö tai kiinnostus yhteistyökumppanuuteen.
• Tekniset tiedot verkkosivujen selaamisesta, kuten kirjautumistiedot, laitetunnus, laitetyyppi ja käyttöjärjestelmä, sovellusasetukset sekä muut evästeiden ja vastaavien teknologioiden avulla kerätyt tiedot.
  
  

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia asiakassuhteen hallinnoimiseksi tai muihin asiankuuluviin toiminnallisiin ja kaupallisiin tarkoituksiin. Verkkosivujen käytön yhteydessä kerättävien henkilötietojen avulla pystymme tarjoamaan verkkosivuilla vieraileville henkilöille tietoa palveluistamme ja muuta palveluihin liittyvää sisältöä, sekä markkinoimaan palvelujamme. Verkkosivuillamme esimerkiksi yhteydenottolomakkeella, salatulla sähköpostilla tai uutiskirjeellä kerättyjä henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksella.

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• tilitoimistopalveluiden ja kirjanpito- ja palkkahallinnon tehtävien tarjoaminen, valmisteleminen, hoitaminen ja hallinnointi;
• asiakkaan kanssa laaditun toimeksiantosopimuksen toteuttaminen;
• lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen esimerkiksi kirjanpito- ja rahanpesulain vaatimalla tavalla;
• yhteydenpidon hoitaminen asiakas- tai liikesuhteissa;
• uutiskirjeen lähettäminen ja palveluiden markkinoinnin toteuttaminen.

Henkilötietojen kerääminen ja käsitteleminen rajataan aina kyseisen käsittelytarkoituksen kannalta tarpeellisen tietoon. Henkilötietoja ei käsitellä niiden keräystarkoituksen kanssa yhteensopimattomalla tavalla.

Emme käytä toiminnassamme automaattista päätöksentekoa.

3. Henkilötietojen käsitteleminen ja luovuttaminen

Henkilötietoja käsittelevät vain ne työntekijämme, jotka tarvitsevat niitä tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin käsittelytarkoituksiin. Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille tilanteissa, joissa luovutus on tarpeen:

• rekisteröidyn etujen ja oikeuksien valvomiseksi asiakassuhteessa;
• lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden täyttämiseksi;
• viranomaisten tai tuomioistuimien päätöksien noudattamiseksi;
• lainsäädännön vaatimassa tai sallimassa laajuudessa esimerkiksi toimivaltaisen viranomaisen pyynnön tai oikeuskäsittelyn toteuttamiseksi;
• yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien käsitellessä henkilötietoja puolestamme.

Yritystoiminnan Ratkaisijoiden ja meidän yhteistyökumppaneiden sekä palveluntarjoajien käsittelemät henkilötiedot sijaitsevat pääsääntöisesti Suomessa, EU:ssa tai Euroopan talousalueella. Varmistamme, että yhteistyökumppanit ja palveluntarjoajat toteuttavat asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen turvaamiseksi ja suojaamiseksi sovellettavan lainsäädännön vaatimalla tavalla.

Yhteistyökumppanit ja palveluntarjoajat voivat siirtää henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tilanteissa, joissa nämä käsittelevät henkilötietoja palvelusopimuksen perusteella kokonaan tai osittain kolmannessa maassa. Näissä tilanteissa yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien toteuttamat asianmukaiset suojatoimet tarkoittavat:

• yhteistyökumppanit ja palveluntarjoajat siirtävät henkilötietoja vain sellaisiin maihin, joiden Euroopan komissio on päätöksellään arvioinut tarjoavan riittävän tietosuojatason (”siirto tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen perusteella”); 
• yhteistyökumppanien ja palveluntarjoajien siirtäessä henkilötietoja sellaisiin maihin, jotka eivät kuuluu ”siirto tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen perusteella” piiriin, käytetään erillisiä Euroopan unionin komission hyväksymiä sopimuslausekkeita sekä toteutetaan tarvittavassa laajuudessa teknisiä, organisatorisia tai sopimuksellisia lisätoimia henkilötietojen suojaamisen varmistamiseksi.
  
  

4. Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja niin kauan ja siinä laajuudessa, kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvatun käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi, ja ainakin niin kauan, kuin lakiin, kirjanpitoon tai raportointiin liittyvät vaatimukset edellyttävät henkilötietojen säilyttämistä.

Asiakas- ja sopimussuhteen perustella käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään sopimussuhteen sekä tilitoimistopalveluidemme ja kirjanpito- ja palkkahallinnon tehtävien hoitamiseen tarvittavan ajan.

Käsitellessämme henkilötietoja, määräytyvät henkilötietojen säilytysajat lainsäädännön vaatimuksien mukaisesti. Lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi, on lain vaatimusten mukaisia säilyttämisaikoja muiden muassa seuraavat:

• 10 vuotta tilikauden päättymisestä tilinpäätösten, toimintakertomuksien, kirjanpidon, tililuetteloiden osalta, ja vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä tilikauden tositteiden, liiketapahtumia koskevan kirjeenvaihdon ja muun kirjanpitoaineiston osalta;
• 5 vuotta vakituisen asiakassuhteen päättymisestä tai satunnaisesta liiketoimen suorittamisesta, jos henkilötietoja tarvitaan vain rahanpesulainsäädännön mukaisten velvoitteiden täyttämiseen.

Toteutamme vuosittain tarvittavat toimenpiteet, joilla vanhentuneet ja tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.

5. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Toteutamme ja ylläpidämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä, joilla varmistamme henkilötietojen käsittelyn riittävän turvallisuustason, sekä suojaamme henkilötietoja häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä sekä luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Henkilötietojen riittävän turvallisuustason varmistamiseksi suoritamme säännöllisesti riskiperusteisia arviointeja, joissa huomioidaan todennäköisyydeltään ja vakavuudeltaan vaihtelevat riskit.

Henkilötietoja käsittelevät vain ne työntekijämme, jotka tarvitsevat niitä tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin käsittelytarkoituksiin, ja työntekijöiden oikeutta henkilötietojen käsittelyyn tarkastellaan työtehtävien olennaisesti muuttuessa. Henkilötietoja sisältävissä tietojärjestelmissä on työntekijöiden käyttöoikeuksia rajoitettu työtehtävien mukaisesti ja niissä käytetään salasanaan tai vastaavan menettelyyn perustuvaa pääsynhallintaa sekä kaksivaiheista tunnistautumista.

Olemme laatineet työntekijöidemme kanssa kirjalliset liike- ja ammattisalaisuuksien salassapitosopimukset. Työntekijämme käsittelevät henkilötietoja ohjeistuksiemme mukaisesti ja salassapitovelvollisuuden alaisina.

Olemme laatineet yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien kanssa kirjalliset palvelusopimukset sekä sopimukset luottamuksellisten tietojen salassapidosta. Yhteistyökumppanit ja palveluntarjoajat ovat sitoutuneet tietosuojakäytäntöömme.

6. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröitynä voit käyttää seuraavia oikeuksia toimittamalla meille kirjallisen pyynnön. Toimittamasi pyynnön tulee olla riittävän tarkka ja yksilöity. Voimme tarvittaessa pyytää lisätietoja pyynnön toimittaneen henkilöllisyyden vahvistamiseksi, jotta voimme varmistaa, että pyynnön toimittaneella on oikeus käyttää rekisteröidyn oikeuksia.

Rekisteröitynä sinulla on käytössäsi seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy tietoihin ”tarkastusoikeus” – Rekisteröitynä sinulla on oikeus vaatia selvitystä henkilötietojen käsittelystä. Sinulla on siten oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi, ja jos käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin.
• Oikeus tietojen poistamiseen ”oikeus tulla unohdetuksi” – Rekisteröitynä sinulla on oikeus vaatia henkilötietojen poistamista, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin, tai mikäli henkilötietojen käsittely on tarpeetonta. Käsittelemme esittämäsi poistopyynnön, jonka jälkeen poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Oikeutta tietojen poistamiseen voi rajoittaa Mediatilin lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen – Rekisteröitynä sinulla on oikeus vaatia virheellisten henkilötietojen oikaisemista ja puutteellisten henkilötietojen täydentämistä.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen – Rekisteröitynä sinulla on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tietyissä olosuhteissa, kuten henkilötietojen oikeellisuuden varmistamisen ajan.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen – Rekisteröitynä sinulla on oikeus vaatia sinua koskevat henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa tietojen luovuttamista varten, ja vaatia tietojen siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.
• Oikeus vastustaa käsittelyä – Rekisteröitynä sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä silloin, kun tietojen käsittely perustuu Yritystoiminnan Ratkaisijoiden tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun, ja henkilökohtainen tilanteesi syrjäyttää tällaisen oikeutetun edun.
• Oikeus antaa ja peruuttaa suostumus – Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on sinulla rekisteröitynä oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa.

Rekisteröidyn oikeuksia rajoittavat:

• salassapito- ja vaitiolovelvollisuus;
• rahanpesulain ja muun lainsäädännön asettamat velvoitteet;
• toisten henkilöiden yksityisyyden suoja.
  
  

Rekisteröidyn oikeudet eivät aina ole yksiselitteisiä. Esimerkiksi rahanpesulain ja muun lainsäädännön asettamat velvollisuudet voivat estää rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisen täysimääräisenä. Meillä on oikeus ja velvollisuus kieltäytyä rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisesta sellaisenaan lainsäädännön sitä rajoittaessa. Informoimme rekisteröityä selkeästi kieltäytymisen perusteista, ja opastamme rekisteröityä hänen oikeuksistaan.

7. Yhteydenotto ja valitukset

Verkkosivujen tietosuojaselosteeseen ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät kysymykset ja vaatimukset voi osoittaa kirjallisesti rekisterinpitäjälle:

Yritystoiminnan Ratkaisijat Oy
Olavinkatu 50
57100 Savonlinna
tietosuoja@mediatili.com

Kysymykset liittyen henkilötietojen käsittelyn suojaamiseen ja henkilötietojen tietoturvaan tilitoimistossa voi osoittaa kirjallisesti tietosuojavastaavalle osoitteeseen tietosuoja@mediatili.com

Rekisteröity voi osoittaa valituksensa henkilötietojen käsittelystä ensisijaisesti ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Lintulahdenkuja 4
00530 Helsinki
PL 800, 00531 Helsinki

029 566 6700
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi

8. Muutokset verkkosivujen tietosuojaselosteeseen

Päivitämme tietosuojaselostetta, jos se on tarpeen henkilötietojen käsittelyssä muuttuneiden toimintatapojen kuvaamiseksi.

Tämä tietosuojaseloste on hyväksytty jatkuvana ja päivitetty viimeksi 13.8.2024.

Evästeseloste

Tässä tietosuojaselosteessa (jäljempänä ”Evästeseloste”) kuvataan verkkosivujen käyttäjille, miten hyödynnämme evästeitä, kun käytät verkkosivujamme. Evästeseloste täydentää Verkkosivujen tietosuojaselostetta.

Käytämme verkkosivuillamme evästeitä. Evästeet ovat pieniä tekstipohjaisia tiedostoja, joita verkkosivumme tallentavat tietokoneellesi tai mobiililaitteellesi, kun vierailet verkkosivuillamme. Myöhemmillä vierailukerroillasi verkkosivuillemme, tietokoneesi tai mobiililaitteesi lähettävät evästeet takaisin verkkosivullemme, joka tunnistaa tallennetut evästeet. Evästeet mahdollistavat pienien tietomäärien tallentamisen, joilla varmistamme verkkosivujemme toimivuuden, toiminnan optimoimisen ja kehittämisen, sekä yleisen käyttökokemuksen parantamisen.

Evästeen asettaminen voi tapahtua osoitekentässä olevan verkkosivumme toimesta (”ensimmäisen osapuolen evästeet”), tai suostumuksellasi kolmannen osapuolen toimesta (”kolmannen osapuolen evästeet”). Kolmansien osapuolten evästeet auttavat meitä esimerkiksi analysoimaan verkkosivujemme käyttöä, sekä tarjoamaan muuta palveluihimme liittyvää sisältöä. Huomioittehan, että verkkosivuillamme on käytössä upotuksia ja linkkejä kolmansien osapuolten verkkosivustoille ja sovelluksiin. Voit hallita kolmannen osapuolten evästeitä esimerkiksi selaimesi asetusten kautta, tai soveltuvin osin verkkosivujen evästehallintapaneelissa. Kolmannen osapuolen asettamat evästeet eivät ole hallinnassamme, emmekä vastaa kolmansien osapuolten toimintatavoista, jolloin evästeiden tallentaminen tapahtuu kolmansien osapuolten omien käytänteiden mukaisesti. Lisätietoja kolmansien osapuolten evästeiden käytöstä on saatavilla kyseisiltä palveluntarjoajilta.

Verkkosivujemme välttämättömiä evästeitä lukuun ottamatta käytämme evästeitä vain siinä määrin mihin olet antanut suostumuksesi verkkosivujemme evästehallintapaneelissa. Voit peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa evästeasetuksiasi evästehallintapaneelissa, joka tulee näkyville painamalla verkkosivullamme olevaa evästehallintapaneelin kuvaketta. Evästeiden hyväksyminen antaa sinulle mahdollisuuden käyttää verkkosivujamme parhaalla mahdollisella tavalla. Mikäli et anna suostumustasi evästeiden asettamiseen, jotkin verkkosivujemme ominaisuudet eivät välttämättä toimi laitteellasi tai et välttämättä pääse kaikkialle verkkosivuillamme.

Välttämättömät evästeet

Välttämättömät evästeet ovat verkkosivujemme toiminnan kannalta välttämättömiä, eikä niitä voi ottaa pois käytöstä. Välttämättömät evästeet ovat aina aktiivisia ja niitä säilytetään selaimessasi, sillä ne ovat välttämättömiä sivuston perustoimintojen käyttämiseksi. Nämä evästeet eivät tallenna henkilökohtaisia tietoja.

Toiminnalliset evästeet

Toiminnalliset evästeet auttavat suorittamaan tiettyjä toimintoja, kuten verkkosivuston sisällön jakamista sosiaalisen median alustoilla, palautteiden keräämistä ja muita kolmannen osapuolen ominaisuuksia.

Analyyttiset evästeet

Analyyttisiä evästeitä käytetään ymmärtämään, miten verkkosivujen käyttäjät ovat vuorovaikutuksessa verkkosivujemme kanssa.

Suorituskykyevästeet

Suorituskykyevästeitä käytetään verkkosivujemme tärkeimpien suorituskykyindeksien ymmärtämiseen ja analysointiin.

Mainosevästeet

Mainosevästeitä käytetään tarjoamaan verkkosivujen käyttäjille räätälöityjä mainoksia niiden sivujen perusteella, joilla he ovat käyneet aiemmin.

Luokittelemattomat evästeet

Muut luokittelemattomat evästeet ovat analysoitavia evästeitä, joita ei ole vielä luokiteltu luokkaan.

Muutokset Evästeselosteeseen

Päivitämme tietosuojaselostetta, jos se on tarpeen evästeiden käsittelyssä muuttuneiden toimintatapojen kuvaamiseksi. Tämä tietosuojaseloste on hyväksytty jatkuvana ja päivitetty viimeksi 13.8.2024.